專案開動後,如何展開第一步的「差異分析」

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為什麼要說「差異分析」,而不是「需求訪談」,因為公司大多數建置案都是Base on 既有產品,依照客戶的情境和內部規範等等去做設定和客製化功能調整,「差異分析」是要瞭解這2者的不同,以利後續進行功能修改來符合客戶的使用情境,而「需求訪談」卻有按照〝發想〞的需求,完全從無到有再去刻出來的意涵,所以,建議要習慣上說法要改。

那,如何展開第一步?或許可以從以下各事項來看

  • 前置準備事項
  • 客戶也需要準備
  • 專案成員要有默契
  • 掌握需求確認會議之進行
  • 需求確認的重點

前置準備事項

隔天要去開會,你們都不用事先做功課就可以出門嗎?如果能夠這樣,大概可以躺著賺了!別想歪不是那個,這裡的躺著賺,那表示產品夠成熟、移轉建置的文件和步驟、標準導入程序文件夠明確夠徹底、人員對產品對導入過程夠熟悉、售前跟客戶互動溝通也足夠。但是,通常案子都有各式各樣狀況,就像家家有本難唸的經,事前的準備工作勢必要安排要做的,諸如,詳讀客戶RFP,列入需求追溯表,準備要談的作業項目或功能並且安排討論的次序,準備雛型畫面或者展示現有產品功能,準備要釐清的重點或者詢問客戶的問題集,需要取回客戶哪些表單或者參考文件…等等。

 客戶也需要準備

你喜歡客戶空手來談,還是抱著筆電和一堆文件來?一堆文件在你看來會不會代表了裡面有很多需求,令人擔心哦!在我看來,客戶如果空手來談,更令人擔心,因為他可能是準備來休息的(說打瞌睡太直白了),可能要在會議中天馬行空才開始想,或是都沒有想法。如果有帶資料文件,表示還有概念要把相關的作業程序、既有表單帶來討論,所以呢,要避免客戶會議時才開始想才知道要談什麼,除了我們要準備之外,也要告訴客戶每次要談什麼主題,請客戶要在會議前做準備,準備什麼呢,相信你會很清楚的,比如說客戶的組織架構、授權(限)跟使用系統人員、作業程序和流程關卡、規定規範、表單報表等等。

專案成員要有默契

一起去開會的成員要有默契,尤其是第一次一起做同一個案子的PM、SA,大到是由誰主談(仍有些案子是PM主談而不是SA),哪些點不適合一開始就談而需要先私下瞭解再到會議桌上談,由誰做會議紀錄,記錄怎麼寄給客戶怎樣讓客戶簽核,碰到有疑慮的地方要怎麼回應客戶,小到彼此間有時候怎樣晒目色,最好能夠事先講一講聊一下,而不是到現場2人好像不是同間公司的,讓人笑話了。

 ~~ 一次說太多梗不夠多不好看  下回待續 ~~

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