專案即將開跑,該如何啟動會議?

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簽了合約,按了碼錶,合約時鐘開始計時。身為專案經理該是召開專案啟動會議,讓專案開跑的時候了,但該如何作呢?

對於沒有行政管理權的專案經理,經由啟動會議取得1.對人員合法的指揮權、2.取得相關人員(包含主管、成員)的承諾。3.建立專案團隊的共識等三個目的更顯重要。

如果是甲乙雙方的買賣合約,會有與對方的啟動會議及內部自已的啟動會議,這次分享著重在內部專案啟動的作法。

  • 組成適合的團員

被指派專案時,不一定會伴隨人團隊成員,專案經理應視專案需要尋找合適的人員,人員也可能來自他部門或是組織外的人員,若是他部門的人員,人力協調的工作是必要也需細膩,才有可能成功。

  • 定義專案願景與目標

讓專案成員了解專案願景與目標,成員才會有共識。讓團隊成員知道「為何而戰」,而非只是工作領薪水。而如何量測目標或是願景是否達成如果可以也一併說明。

  • 說明初版的專案計畫

儘管專案開始時充滿了不確定性及風險,未來計畫有可能變動,專案經理仍需進行專案計畫,並將該計畫向所有人員說明,包含主管。

  • 說明已辨識的風險及應變方案

專案資訊的透通有助於專案團隊共同面對問題,風險事項及應變方案應讓成員、主管了解及參與討論。

  • 定義專案管理方式

專案經理都有自已熟悉及有效的專案管理方式,組織也有可參考的最佳實踐案例及規範可參考,專案經理寫下本次專案的管理四式,讓專案成員熟悉與了解及遵守。

  • 定義團隊成員溝通方式

如果專案成員在不同的地區工作,特別是跨時區或國家,專案經理應更重視及規畫溝通方式及工具。

  • 定義團隊使用的工具及環境

當團員來自不同的部門,專案經理需說明團隊使用的工具及支持專案進行軟硬體環境,特別是軟體環境的設定與使用。

  • 定義所有成員的角色及責任

為完成專案不同的人員在專案所扮演的角色及應盡的責任各有不同,專案經理有責任將其定義清楚,並讓成員充分了解。

  • 安排啟動會議行程

啟動會議只是行式上有開,將不會達到所要的目的,因此在安排行程時應讓大家都可以出席為最大考量,特別是別部門主管也要邀請,在這個會議上,他的出席,代表著他正式同意,他所派出的人員參與。

如果專案必要,也要記得邀請高階主管出席,以張顯組織對本專案的重視,未來若遇問題,也可請該主管協助。

  • 準備投影片在啟動會議上說明

上述所準備的資料整理成投影片在會議上向所有成員說明,以建立共識,會議應留下會議紀錄,經由該會議,專案經理正式取得專案成員的工作指揮權。

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